KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur – wprowadza e-Faktury do obiegu prawnego i cyfryzuje procesy podatkowe. Sprawdź, jakie funkcje oferuje system, kto może z niego korzystać i jak zadbać o prawidłowe uprawnienia.

KSeF – definicja

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to teleinformatyczna platforma, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), który pełni również rolę administratora danych w nim zawartych. Wprowadzenie KSeF stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce i umożliwia efektywniejsze zarządzanie dokumentacją podatkową.

Główne założenia funkcjonalności KSeF

I. Uwierzytelnianie i zarządzanie uprawnieniami

Pierwsza grupa funkcji KSeF dotyczy uwierzytelnienia oraz nadawania i odbierania uprawnień:

1. Podatnik może upoważniać osoby fizyczne lub podmioty do działania w jego imieniu (np. wystawiania faktur).
2. System umożliwia odbieranie wcześniej nadanych uprawnień oraz ich weryfikację (np. podczas przesyłania e-Faktury).
3. Uwierzytelnienie może odbywać się za pomocą podpisu kwalifikowanego, certyfikatu KSeF lub Profilu Zaufanego.
4. Użytkownicy są informowani mailowo o nadaniu, odebraniu lub braku odpowiednich uprawnień, zwłaszcza w przypadku zgłoszenia ZAW-FA.

II. Obsługa e-Faktur

Druga grupa funkcji dotyczy bezpośrednio faktur ustrukturyzowanych:

1. Wystawianie i odbieranie e-Faktur możliwe jest tylko po podaniu numeru NIP.
2. Każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w KSeF – jego nadanie oznacza oficjalne przyjęcie dokumentu.
3. KSeF informuje o dacie i czasie wystawienia, przyjęcia lub odrzucenia faktury (np. z powodu błędu w strukturze XML).
4. Umożliwiony jest dostęp do faktur sprzedażowych, zakupowych i tych, w których podatnik jest stroną trzecią.
5. Wszystkie dokumenty przechowywane są w systemie przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.

III. Funkcje dodatkowe

Do funkcji uzupełniających należą m.in.:

1. Obsługa faktur wystawionych w trybie offline lub awaryjnym (gdy KSeF jest niedostępny).
2. Wystawianie i odbiór faktur VAT RR (w tym korekt) – zarówno online, jak i offline.
3. Możliwość udostępniania e-Faktur podmiotom zagranicznym poprzez np. papierową kopię z kodem QR.
4. KAS może analizować dane z faktur w celu weryfikacji ich poprawności (np. podczas kontroli podatkowej), przy zachowaniu procedur dostępowych.
5. Identyfikator zbiorczy umożliwia grupowanie kilku faktur w celu dokonania jednej płatności.

Podsumowanie

KSeF nie tylko zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość obrotu gospodarczego, ale także redukuje obowiązki administracyjne podatników. Obowiązkowe korzystanie z systemu będzie stopniowo rozszerzane, dlatego warto zapoznać się z jego funkcjami i przygotować się do pracy z e-Fakturami.

Objaśnienia Ministerstwa Finansów – Podręcznik KSeF 2.0.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.