Niewykorzystany urlop wypoczynkowy to częsta i niejednoznaczna sytuacja w praktyce – pracownik gromadzi zaległy urlop, nie składając wniosku o jego wykorzystanie, licząc na „lepszy moment”. Tymczasem dla pracodawcy może to oznaczać realne konsekwencje: zarówno ryzyko grzywny od Państwowej Inspekcji Pracy, jak i obowiązek tworzenia rezerw w sprawozdaniach finansowych. Czy w takiej sytuacji pracodawca ma narzędzia, by skutecznie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu? Choć przyjęło się, że terminem granicznym jest 30 września kolejnego roku, przepisy nie są w tej sprawie jednoznaczne, a orzecznictwo i stanowiska PIP – rozbieżne. W dalszej części wpisu wyjaśniamy, co dokładnie wynika z przepisów i praktyki.

I. Urlop wypoczynkowy – co mówi Kodeks pracy? 

Kodeks pracy w art. 152–173 szczegółowo reguluje zasady udzielania urlopów wypoczynkowych. Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, z którego nie może zrezygnować – to jego niezbywalne uprawnienie.

Zasadą jest, że urlop powinien być udzielony w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo – najlepiej zgodnie z planem urlopów, który pracodawca tworzy z uwzględnieniem wniosków pracowników i potrzeb organizacyjnych firmy.

Są jednak sytuacje, kiedy urlop można (lub trzeba) przełożyć – m.in. z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego czy ćwiczeń wojskowych. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić również na wniosek pracownika z ważnych przyczyn lub z inicjatywy pracodawcy, jeśli jego nieobecność zakłóciłaby funkcjonowanie zakładu pracy.

Choć obowiązek udzielania urlopu co do zasady spoczywa na pracodawcy, Kodeks pracy przewiduje jedną sytuację, w której to pracownik ma obowiązek wykorzystania urlopu – dotyczy to okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167¹ KP, jeśli w tym czasie pracodawca udzieli pracownikowi urlopu, ten musi go wykorzystać, nawet bez składania wniosku. Jak potwierdza również orzecznictwo Sądu Najwyższego (wyrok z 26.04.2011 r., II PK 302/10), decyzja należy wyłącznie do pracodawcy, a pracownik nie może się jej sprzeciwić. To jedyna sytuacja, w której udzielenie urlopu nie wymaga ani planu urlopowego, ani inicjatywy pracownika.

II. Czy pracodawca może wymusić wykorzystanie urlopu zaległego?

Zgodnie z treścią art. 168 kodeksu pracy, urlop niewykorzystany w terminie ustalonym planem urlopów należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (nie dotyczy urlopu „na żądanie” z art. 167²).

Orzecznictwo Sądu Najwyższego (m.in. wyroki I PK 403/02 i II PK 313/07) przyjmuje, że pracodawca ma obowiązek udzielić zaległego urlopu w ustawowym terminie i może to zrobić bez zgody pracownika. W praktyce oznacza to, że może wydać polecenie wykorzystania zaległego urlopu, choć nie może narzucać konkretnego terminu jego wykorzystania.

Prawo pracodawcy do skierowania pracownika na zaległy urlop – nawet bez jego zgody – zostało potwierdzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. Resort wskazał, że zgodnie z orzecznictwem sądowym, pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu, jeśli działa w granicach terminu wskazanego w art. 168 Kodeksu pracy (czyli do 30 września następnego roku). Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować sankcjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

III. Stanowisko PIP i ograniczenia egzekwowania

Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że jednostronne wyznaczenie terminów przez pracodawcę (poza okolicznością wypowiedzenia umowy) wkracza w uprawnienia pracownika i jest prawnie niedopuszczalne. PIP rekomenduje, by pracodawca:

• obowiązał pracownika do wskazania terminów wykorzystania zaległych urlopów,
• w regulaminie pracy określił procedurę ustalania tych terminów,
• w przypadku braku współpracy — stosował sankcje porządkowe (art. 108 k.p.).

Zatem pracodawca może żądać współdziałania w organizacji urlopu zaległego, ale nie ma prawa skutecznie wysłać pracownika na urlop bez jego zgody (poza określonym przypadkiem wypowiedzenia).

IV. Urlop bieżący, a zaległy – który wykorzystać jako pierwszy. Kiedy urlop się przedawni?

Co istotne, urlop zaległy ma pierwszeństwo przed urlopem bieżącym. Jak wskazuje się w doktrynie pracodawca ma prawo w pierwszej kolejności zaliczyć spełnione świadczenie urlopowe na poczet urlopu wypoczynkowego najwcześniej wymagalnego zgodnie z przepisem art. 451 KC w zw. z art. 300 KP. Jeśli w kilku poprzednich latach pracownik nie wykorzystał w całości urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien zakwalifikować najbliższy urlop na poczet najdawniej wymagalnego urlopu (patrz A. Malinowski, „Urlopy pracownicze. Komentarz”, Warszawa 2010 r.).

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się dopiero z upływem 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne, przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu w przypadku urlopu zaległego z końcem miesiąca września roku następnego (zob. wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00).

V. Co grozi pracodawcy?

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca, który nie udzielił pracownikom zaległego urlopu w terminie, może zostać ukarany finansowo.

Zgodnie z treścią art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy: „kto, wbrew obowiązkowi: nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”.

Wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 KP popełnia osoba, która będąc do tego zobowiązana nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu. Prawo do corocznych płatnych urlopów jest chronione przepisami Działu siódmego KP oraz normą art. 65 ust. 2 Konstytucji RP.

W szczególnych przypadkach nieudzielenie urlopu wypoczynkowego stanowić może podstawę do uznania tego czynu za przestępstwo, bowiem art. 218 § 1a Kodeksu karnego mówi, że kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

IV. Jakie są możliwości pracodawcy?

Co zrobić, gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu? Kodeks pracy nie przewiduje instytucji „przymusowego” urlopu wypoczynkowego – z jednym wyjątkiem: okresu wypowiedzenia umowy o pracę

W przypadku, gdy pracownik uporczywie odmawia wykorzystania zaległego urlopu do 30 września, pracodawca znajduje się w trudnym położeniu – Kodeks pracy nie daje mu wyraźnych narzędzi do egzekwowania tego obowiązku. Choć orzecznictwo Sądu Najwyższego sprzed lat sugeruje, że w takich sytuacjach możliwe jest jednostronne skierowanie pracownika na urlop, to jednak przepisy nie regulują tego wprost, a stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy wyklucza taką możliwość.

W praktyce pracodawcy mogą próbować wydać polecenie wykorzystania urlopu i dokumentować korespondencję w tej sprawie, co może być potraktowane jako okoliczność łagodząca w razie kontroli PIP. Dodatkowo, uporczywe unikanie urlopu może być interpretowane jako naruszenie zasad BHP, co otwiera pole do podjęcia dalszych kroków dyscyplinujących – choć i to nie jest wprost uregulowane w przepisach.