Zanim firma zacznie wystawiać faktury w KSeF, powinna dokładnie sprawdzić, jak działają jej obecne procesy. Audyt wewnętrzny pomoże wykryć niezgodności, ułatwi integrację z nowym systemem i pozwoli uniknąć problemów przy obowiązkowym przejściu na e-Faktury.

I. Wstęp

Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy powinni dokładnie przygotować się do jego wdrożenia. Kluczowym elementem tego procesu jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego, który pozwoli ocenić, w jakim stopniu obecne procedury fakturowania w firmie są zgodne z wymogami nowego systemu. Audyt można wykonać samodzielnie lub powierzyć go dedykowanemu zespołowi, który będzie nadzorował całość przygotowań.

II. Analiza rodzaju i zawartości faktur

Pierwszym krokiem audytu jest przegląd wszystkich typów faktur, jakie przedsiębiorstwo wystawia i otrzymuje. W KSeF obsługiwane będą m.in. faktury podstawowe, zaliczkowe, rozliczające, uproszczone oraz korygujące [w tym dotyczące faktur zaliczkowych i rozliczających). Każdy z tych dokumentów posiada odrębne cechy i pola obowiązkowe, które muszą być prawidłowo odwzorowane w strukturze logicznej e-Faktury (FA(3)].

Warto zweryfikować, czy w firmie nie występują dodatkowe, branżowe pola danych, które nie są wymagane ustawowo, np. numery liczników, adresy punktów poboru energii, dane przewoźnika czy miejsce załadunku towaru. Jeżeli takie dane są stosowane, należy sprawdzić, czy struktura e-Faktury umożliwia ich prawidłowe uwzględnienie.

III. Dokumenty towarzyszące fakturze

W wielu branżach fakturom towarzyszą załączniki, takie jak specyfikacje, protokoły odbioru czy umowy. KSeF umożliwi dodawanie załączników jedynie w przypadkach, gdy dotyczą one danych o złożonej strukturze (np. jednostek miary, ilości towarów lub cen jednostkowych netto). Inne załączniki – np. pliki PDF, skany czy zdjęcia – nie będą obsługiwane przez system.

Dlatego przedsiębiorcy powinni już teraz opracować alternatywne sposoby przekazywania takich dokumentów kontrahentom, np. przez systemy elektronicznego obiegu dokumentów lub dedykowane platformy komunikacyjne.

Warto pamiętać, że w KSeF nie wystawia się dokumentów takich jak faktura pro forma, nota uznaniowa, nota obciążeniowa czy rachunek. Jeżeli firma korzysta z takich form rozliczeń, ich wystawienie będzie musiało następować poza systemem.

IV. Faktury dla kontrahentów zagranicznych i konsumentów

Audyt powinien również objąć analizę relacji z kontrahentami spoza Polski oraz z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Co do zasady, faktury będą przekazywane nabywcom poprzez KSeF, jednak w niektórych sytuacjach – np. gdy odbiorca nie posiada polskiego numeru NIP lub gdy faktura jest wystawiana dla konsumenta – konieczne będzie dodatkowe przekazanie dokumentu w sposób uzgodniony między stronami.

Warto więc zweryfikować zapisy obowiązujących umów i regulaminów, aby zapewnić ich zgodność z nowymi zasadami. Ministerstwo Finansów podkreśla, że choć przepisy o KSeF służą głównie celom podatkowym, mogą one pośrednio wpływać na relacje handlowe i cywilnoprawne między kontrahentami. Dla zachowania spójności dokumentacji handlowej warto więc zaktualizować treść umów, w których pojawiają się odniesienia do fakturowania.

V. Współpraca z biurem rachunkowym

Kolejnym elementem audytu jest ustalenie, kto w firmie odpowiada za wystawianie i odbieranie faktur – przedsiębiorca czy jego biuro rachunkowe. W zależności od przyjętego modelu współpracy mogą obowiązywać różne zasady i zakresy odpowiedzialności:

1. Model 1: Podatnik samodzielnie korzysta z oprogramowania zintegrowanego z API KSeF, wystawia faktury i przekazuje je do biura rachunkowego wyłącznie do rozliczeń;
2. Model 2: Biuro rachunkowe ma dostęp do KSeF, pobiera faktury i księguje je, jednak nie wystawia dokumentów w imieniu Klienta;
3. Model 3: Biuro rachunkowe ma pełne uprawnienia – zarówno do wystawiania faktur, jak i ich pobierania z systemu oraz rozliczania podatkowego.

Już teraz warto ustalić, który z tych wariantów będzie najbardziej efektywny i bezpieczny dla danej firmy.

VI. Obieg dokumentów i nadawanie uprawnień

Na zakończenie audytu należy przeanalizować wewnętrzny obieg dokumentów oraz przypisać odpowiedzialność za poszczególne etapy procesu fakturowania. Przedsiębiorca powinien określić:

1. kto wystawia faktury;
2. kto je weryfikuje i akceptuje;
3. kto odpowiada za ich ujęcie w rozliczeniach VAT i podatku dochodowym.

Te ustalenia będą niezbędne do właściwego nadania uprawnień użytkownikom KSeF oraz do zachowania bezpieczeństwa i kontroli nad dokumentacją finansową.

VII. Podsumowanie

Przeprowadzenie audytu procesów fakturowych to kluczowy krok w przygotowaniu do obowiązkowego wdrożenia KSeF. Analiza rodzajów faktur, sposobu ich obiegu, współpracy z biurem rachunkowym oraz umów z kontrahentami pozwoli uniknąć problemów po wejściu nowych przepisów w życie. Dobrze zaplanowane przygotowania zapewnią firmie płynne przejście do elektronicznego modelu fakturowania, a także większą przejrzystość i bezpieczeństwo rozliczeń.

Objaśnienia Ministerstwa Finansów – Podręcznik KSeF 2.0.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.