Możliwość ujęcia w koszta działalności czynszu najmu mieszkania i opłat za jego użytkowanie jest możliwe, co potwierdza dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w swoich interpretacjach m.in. z 7 października 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1-4011-697-2020-1-AP) oraz z 13 października 2020 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1-4011-718-2020-1-MD). Trzeba natomiast pamiętać o spełnieniu kilku warunków, aby koszt nie został podważony przez Urząd Skarbowy podczas czynności sprawdzających. Każdy taki wydatek trzeba odpowiednio uzasadnić oraz udokumentować, co wskazuje Dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacjach.
Konieczność związku najmu mieszkania w innej miejscowości niż mieszka podatnik, a wyraźnej potrzeby bycia blisko klientów jest tutaj głównym czynnikiem decydującym, iż najem mieszkania nie stanowi wydatku o charakterze osobistym, który kosztem uzyskania przychodu nie jest, tak więc zgromadzone dokumenty potwierdzające wyłącznie wysokość poniesionych kosztów z tytułu najmu mieszkania przez podatnika nie są wystarczające – niezbędne jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości w której przedsiębiorca najmie mieszkanie, co pozwoli ustalić bezspornie związek przyczynowo-skutowy poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzi ich racjonalność.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie wskazał jednocześnie w swoich interpretacjach jakie dowody musi posiadać podatnik w przedmiotowym temacie. Jak więc dokumentować związek przyczynowo-skutowy poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami? Niezbędne będzie wykazanie, iż w danej miejscowości przedsiębiorca ma klienta, lub klientów, lub spotkania z potencjalnymi klientami, dlatego ważne jest gromadzenie korespondencji e-mailowej lub telefoniczne potwierdzenie przez kontrahenta miejsca spotkań, bądź wykonywania działań, a także uzyskiwanie oświadczenia osób z którymi przedsiębiorca spotykał się w celach biznesowych. Z reguły nie trudno o takie oświadczenia w momencie, kiedy podatnik świadczy usługi na rzecz klienta, trudniej będzie zdobyć taką dokumentacje, gdy czynności sprawdzające Urzędu Skarbowego odbywają się później, gdy współpraca z kontrahentem już się zakończyła – dlatego dokumenty potwierdzające spotkania w miejscowości, gdzie znajduje się wynajmowany lokal, należy gromadzić na bieżąco.
