KSeF coraz bliżej: księgowi i przedsiębiorcy muszą być gotowi na rewolucję od lutego 2026 r. Wtedy obowiązkowy Krajowy System e-Faktur stanie się rzeczywistością dla większości podatników. Choć część z nich zyska więcej czasu na wdrożenie, już od lutego przyszłego roku wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do wystawiania i odbierania faktur w nowym formacie. Brak kar za nieprzestrzeganie obowiązku w pierwszym etapie nie oznacza, że można go zignorować – zwłaszcza dla księgowych nadchodzące zmiany oznaczają ogrom pracy i konieczność przedefiniowania dotychczasowych procedur.

W związku z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku, księgowi i biura rachunkowe muszą liczyć się z kilkoma realnymi zagrożeniami i wyzwaniami, które mogą znacząco wpłynąć na ich codzienną pracę i relacje z klientami. Oto kluczowe z nich:

1. Chaos w obiegu dokumentów:

• Klienci będą otrzymywać faktury z różnych źródeł: przez KSeF, e-mailem, a nawet w papierze;
• Księgowi będą musieli ustalić, które dokumenty są fakturami, a które tylko np. proformami lub specyfikacjami – bez jasnej informacji może dojść do pomyłek.

2. Przeciążenie obowiązkami bez dodatkowego wynagrodzenia:

• Klienci mogą oczekiwać, że księgowi będą „ściągać” faktury z KSeF za nich, choć formalnie to klient (podatnik) jest za to odpowiedzialny;
• Grozi to przerzuceniem obowiązków kancelaryjnych na biura rachunkowe bez odpowiedniego zabezpieczenia umownego i finansowego.

3. Ryzyko pomyłek przy braku opisu merytorycznego:

• Faktura z KSeF może być niewłaściwie wystawiona, pusta lub nierzetelna;
• Bez opisu od klienta, księgowy nie będzie wiedział, czy to koszt uzyskania przychodu, czy wydatek prywatny – a klient może mieć później pretensje.

4. Brak kar = brak dyscypliny wśród klientów:

• Do końca 2026 r. nie będzie sankcji za niestosowanie KSeF – wielu klientów uzna, że „skoro nie ma kary, to można się nie spieszyć”;
• Biura będą musiały edukować, pilnować i egzekwować przygotowania klientów – co zwiększa nakład pracy.

5. Trudności w ustalaniu obowiązku stosowania KSeF:

• Limit 10 tys. zł brutto miesięcznie dotyczy faktur wystawionych w danym miesiącu, nie faktycznej sprzedaży;
• Może dojść do manipulacji terminami fakturowania, np. celowego opóźniania, by nie przekroczyć limitu – księgowi będą musieli to kontrolować.

6. Brak standardowych procedur w niektórych biurach rachunkowych:

• Konieczność pilnego ustalenia zasad obiegu dokumentów z klientem – kto odpowiada za pobieranie faktur z KSeF, kto za opis, kto za terminowość;
• Bez tego grozi chaos, nieporozumienia i reklamacje.

7. Presja czasu i konieczność szybkiego szkolenia zespołu:

• Biura muszą przygotować się do lutego 2026 r., niezależnie od tego, kiedy KSeF będzie obowiązywać ich klientów;
• Trzeba przeszkolić zespół, wdrożyć nowe procedury, przygotować systemy informatyczne – presja jest duża, a czasu mało.

Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.