Przed obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w lutym 2026 r., przedsiębiorcy powinni zadbać o gotowość swoich systemów oraz poznać procedury awaryjne. Ministerstwo Finansów przewidziało tryby OFFLINE, które pozwolą wystawiać faktury nawet w razie awarii systemu lub braku internetu.

KSeF 2.0 – jak przygotować się na nieprzewidziane sytuacje

Nowa wersja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0) przewiduje nie tylko standardowy tryb pracy online, ale także szereg rozwiązań awaryjnych, które mają zapewnić ciągłość fakturowania w sytuacjach problemów technicznych lub braku dostępu do internetu.

Wśród przewidzianych przez Ministerstwo Finansów trybów działania znajdują się:

1. Tryb offline24 – można z niego korzystać bez ograniczeń, gdy firma czasowo nie ma dostępu do internetu;
2. Tryb offline – wykorzystywany podczas zaplanowanych prac serwisowych w systemie KSeF;
3. Tryb awaryjny – uruchamiany w przypadku ogłoszenia awarii KSeF.

Faktury wystawiane w tych trybach muszą odpowiadać wzorowi e-Faktury FA(3) i powinny zostać przesłane do KSeF w określonych terminach – do 1 dnia roboczego w przypadku trybu offline lub offline24 oraz do 7 dni roboczych w trybie awaryjnym. W niektórych przypadkach – np. przy transakcjach z zagranicznymi kontrahentami – możliwe będzie wydanie wizualizacji faktury z kodem QR.

W skrajnych sytuacjach, gdy dojdzie do tzw. awarii całkowitej ogłaszanej publicznie, faktury mogą być wystawiane całkowicie poza KSeF, bez obowiązku ich późniejszego dosłania do systemu.

Podatnicy powinni już teraz sprawdzić, czy ich oprogramowanie obsługuje tryby OFFLINE i czy pracownicy wiedzą, jak postępować w razie awarii. Kluczowym elementem przygotowań jest również pobranie certyfikatu KSeF, niezbędnego do wystawiania faktur poza trybem online.

Testuj KSeF 2.0 zanim stanie się obowiązkowy

Od listopada dostępna będzie także testowa wersja Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Przedsiębiorcy będą mogli uwierzytelniać się, nadawać uprawnienia oraz wystawiać i odbierać testowe faktury.

Warto już teraz skontaktować się z dostawcą oprogramowania finansowo-księgowego i sprawdzić, czy udostępnia możliwość testowania integracji z KSeF. Pozwoli to wykryć błędy przed 01.02.2026 r., kiedy korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe.

Zaangażowanie pracowników w proces testów pomoże ocenić funkcjonalność narzędzi i uniknąć problemów w momencie uruchomienia systemu produkcyjnego.

Źródła:

1. Objaśnienia Ministerstwa Finansów – Podręcznik KSeF 2.0.
2. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.