Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatek udokumentowany fakturą wystawioną poza KSeF, nawet jeśli sprzedawca miał obowiązek wystawić ją w systemie. Fiskus potwierdza to w najnowszych interpretacjach indywidualnych, podkreślając, że ustawa o CIT nie uzależnia prawa do uwzględnienia kosztu od formy faktury, lecz od tego, czy dokumentuje ona rzeczywistą transakcję związaną z działalnością gospodarczą.

Faktura otrzymana papierowo lub e-mailem nadal stanowi dowód księgowy, o ile wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Wystawienie faktury poza KSeF nie wyklucza także prawa do odliczenia VAT, jeśli transakcja faktycznie miała miejsce i dotyczy działalności opodatkowanej czego potwierdzeniem są interpretacje Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 011-KDIB2-1.4010.479.2025. 2.AG oraz 0111-KDIB11.4010.598.2025.2.SH

KSeF stanie się obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r. (najpierw dla największych firm, potem dla pozostałych), a najmniejsi przedsiębiorcy będą mogli stosować stare zasady do końca 2026 r. Mimo to w obrocie nadal będą funkcjonować faktury poza systemem — zarówno zgodnie z wyjątkami, jak i niezgodnie z przepisami, dlatego Ministerstwo Finansów ostrzega, że nabywcy powinni zachować ostrożność i weryfikować kontrahentów, zwłaszcza jeśli notorycznie wystawiają faktury poza KSeF mimo obowiązku. Choć koszty można rozliczyć, należy zwracać uwagę na rzetelność dokumentowania transakcji.