Nadchodzące obowiązkowe e-faktury w KSeF mogą wywołać liczne problemy, szczególnie przy odliczaniu VAT przez nabywców. System stanie się obligatoryjny od 2027 r., choć duzi podatnicy będą objęci obowiązkiem już od lutego 2026 r., a pozostali – od kwietnia 2026 r. W okresie przejściowym brak będzie sankcji, choć od 2027 r. pojawią się kary za niewystawianie e-faktur zgodnie z zasadami KSeF.
Sytuacja wystawcy jest więc dość jasna – do końca 2026 r. nie zostanie ukarany za błędy techniczne. Inaczej wygląda to u nabywcy, który musi mieć zapewnione prawo do odliczenia VAT, wynikające z zasady neutralności. Sam fakt, że faktura została wystawiona poza KSeF, nie powinien tego prawa ograniczać.
Nabywca może znaleźć się w dwóch problematycznych sytuacjach:
- otrzyma fakturę, która powinna być wystawiona w KSeF, ale została wystawiona tradycyjnie,
- otrzyma fakturę wystawioną w trybie offline24, która nie została jeszcze przesłana do KSeF.
Faktury poza KSeF nadal są fakturami – dokumentują sprzedaż i podatek należny. Nabywca fizycznie je otrzymuje, a więc spełnia warunki odliczenia VAT. KSeF to jedynie wymóg techniczny, który nie może stać ponad zasadą neutralności.
Więcej problemów pojawia się przy fakturach offline24. Powstają one u sprzedawcy przed przesłaniem do KSeF, ale to dopiero nadanie numeru KSeF oznacza ich „formalny” odbiór przez nabywcę. Jeśli sprzedawca spóźni się z przesłaniem pliku, nabywca może mieć fakturę u siebie, lecz w świetle przepisów… jeszcze jej nie „otrzymał”.
Ministerstwo Finansów dopuszcza jednak, że faktury offline24 mogą pojawić się w obrocie bez numeru KSeF. Mają być wtedy oznaczane w ewidencjach kodem DI. W praktyce oznacza to, że podatnicy będą posługiwać się takimi dokumentami również przy rozliczeniach.
Istnieje jednak ryzyko, że fiskus będzie próbował kwestionować prawo do odliczenia VAT z faktur offline24 bez numeru KSeF, wskazując, że formalnie nie zostały „otrzymane”. Uzasadnienia projektowanych przepisów potwierdzają, że MF zakłada wykazywanie takich dokumentów po stronie sprzedaży (oznaczenie DI), ale milczy o ich ujęciu po stronie zakupu.
W efekcie spory o odliczenie VAT w takich sytuacjach są bardzo prawdopodobne, choć z punktu widzenia zasad VAT nabywca nie powinien tracić prawa do odliczenia z powodu technicznych błędów po stronie sprzedawcy.
