Krajowy System e-Faktur to wyzwanie nie tylko dla dużych korporacji, lecz także dla jednoosobowych firm, które muszą zdecydować, czy obsługiwać system samodzielnie, czy przekazać to zadanie księgowemu. Wiele zależy od tego, jakie rozwiązanie okaże się dla nich wygodniejsze – samodzielna obsługa wymaga bowiem odpowiedniego przygotowania.
System staje się obowiązkowy stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane zaczną wystawiać najwięksi podatnicy, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostali podatnicy VAT zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., natomiast najmniejsze podmioty – te ze sprzedażą miesięczną poniżej 10 tys. zł – dopiero od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu z KSeF muszą też zacząć korzystać wystawiający paragony z NIP. Niezależnie od wielkości, wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają dwa rozwiązania: zdobyć certyfikat KSeF i używać go w wybranym programie księgowym albo poczekać na darmową Aplikację Podatnika KSeF 2.0, która będzie dostępna od lutego 2026 r. To bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów, które pozwoli na łatwe wystawianie faktur bez konieczności generowania certyfikatu. Wersję testową można już sprawdzać, natomiast produkcyjna pojawi się 1 lutego 2026 r.
Certyfikat (lub token) służy do potwierdzania tożsamości i umożliwia korzystanie z systemu bez każdorazowego logowania się podpisem elektronicznym. Uzyskać go można przez Moduł Certyfikatów i Uprawnień, korzystając z profilu zaufanego ePUAP, bądź używając podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Warto wspomnieć, iż niektórzy dostawcy programów księgowych mogą nadal wymagać tokenów – alternatywnego narzędzia weryfikacyjnego wprowadzonego w 2022 roku, jednak te będą wspierane jeszcze tylko do końca 2026 r.
Przedsiębiorca, aby przekazać obsługę KSeF biuru rachunkowemu, musi najpierw zalogować się do samodzielnie do systemu albo ustanowić siebie reprezentantem na druku ZAW-FA wysłanym do urzędu skarbowego. Następnie wskazana osoba będzie miała możliwość nadawania uprawnień wybranym przez siebie osobom lub podmiotom. Przyznane uprawnienia mogą dotyczyć tylko przeglądania faktur, bądź mogą obejmować szerszy zakres, a więc zarówno wystawianie wszelkich faktur na rzecz kontrahentów jak i przeglądanie otrzymanych dokumentów zakupu, Upoważnione biuro, w zależności od rodzaju uzyskanego uprawnienia będzie mogło nadawać je (uprawnienie pośrednie) swoim pracownikm.
Bez względu na powyższe biuro rachunkowe będzie musiało logować się do KSeF przy użyciu certyfikatu uwierzytelniającego, który zostanie uzyskany przez właściciela na numer NIP firmy lub na siebie jako osobę fizyczną, a także nie wpłynie to na konieczność uzyskiwania od klientów pełnomocnictw UPL-1.
