Od 2026 r. korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem dla większości podatników VAT. Proces ten będzie przebiegał etapami, a przedsiębiorcy muszą uważnie śledzić harmonogram wprowadzanych zmian.

Daty i etapy

Od 1 listopada 2025 r. – certyfikaty KSeF i testowa aplikacja. Z początkiem listopada 2025 r. podatnicy będą mogli:

1. pobierać certyfikaty KSeF niezbędne do uwierzytelnienia się w systemie (certyfikaty typu 1) oraz do wystawiania faktur w trybie offline (certyfikaty typu 2),
2. korzystać z testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, która pozwoli na zapoznanie się z funkcjonalnościami nowego systemu przed jego obowiązkowym wdrożeniem.

Od 1 stycznia 2026 r. – zgłoszenia do KSeF. Na początku 2026 roku podatnicy zyskają możliwość składania zgłoszeń o zamiarze wystawiania faktur z załącznikami w KSeF – zgłoszenia te będą składane elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy.

Od 1 lutego 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla dużych podatników. To przełomowa data:

1. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 roku przekroczyli 200 mln zł wartości sprzedaży brutto,
2. wszystkie podmioty (bez względu na wielkość) będą zobowiązane do odbierania faktur przez KSeF, chyba że uzgodniły z kontrahentami inny sposób dostarczania faktur,
3. zacznie obowiązywać nowa struktura logiczna FA(3),
4. możliwe będzie wystawianie faktur z załącznikami (po wcześniejszym zgłoszeniu),
5. certyfikaty KSeF będą mogły być wykorzystywane do uwierzytelniania w systemie oraz do pracy offline.

Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników. Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również:

1. wszystkich pozostałych podatników VAT, których sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł,
2. rolników i podmioty wystawiające faktury VAT RR oraz korekty VAT RR, które również będą musiały korzystać z systemu.

Do 31 grudnia 2026 r. – wyjątek dla najmniejszych firm. Do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania faktur w KSeF nadal zwolnieni będą podatnicy, u których:

1. łączna wartość sprzedaży z VAT w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (dotyczy faktur papierowych i elektronicznych),
2. wystawiają faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących lub paragony fiskalne z NIP nabywcy uznawane za uproszczone faktury – te przypadki będą tymczasowo wyłączone z systemu.

Jeśli jednak limit 10 000 zł zostanie przekroczony – obowiązek korzystania z KSeF powstanie począwszy od faktury, która ten limit przekroczy.

Od 1 stycznia 2027 r. – pełne wejście KSeF w życie. Nowy rok przyniesie pełne wdrożenie systemu:

1. nie będzie już możliwości wystawiania faktur przez kasy rejestrujące,
2. paragony z NIP nabywcy nie będą mogły być uznawane za faktury uproszczone,
3. w transakcjach między czynnymi podatnikami VAT oraz przy płatnościach z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności obowiązkowe będzie podanie:
   1. numeru KSeF lub
   2. zbiorczego identyfikatora faktury,
4. zaczną obowiązywać sankcje za niedopełnienie obowiązków wynikających z KSeF.

Co to oznacza dla podatników?

System KSeF wprowadza duże zmiany w zakresie fakturowania – zarówno od strony formalnej, jak i technicznej. Oprócz konieczności integracji systemów księgowych z KSeF, przedsiębiorcy będą musieli zadbać o:

1. odpowiednie zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym,
2. wdrożenie obsługi certyfikatów KSeF,
3. przygotowanie procedur na wypadek braku dostępu do internetu (tryb offline),
4. bieżące monitorowanie wartości sprzedaży, by nie przekroczyć limitów bez przygotowania.

Podsumowanie

Choć pełna obowiązkowość KSeF zostanie osiągnięta dopiero w 2027 roku, to już od listopada 2025 r. ruszają działania, które mają umożliwić płynne przejście na system ustrukturyzowanego fakturowania. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność rozpoczęcia przygotowań najpóźniej w IV kwartale 2025 roku, aby z początkiem 2026 r. móc bezproblemowo spełnić wszystkie nowe obowiązki.

Objaśnienia Ministerstwa Finansów – Podręcznik KSeF 2.0.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.