Obowiązujące przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie wymagają, aby na fakturze za paliwo musiał widnieć numer rejestracyjny samochodu. Jest to dość korzystny dla podatników zapis, biorąc pod uwagę związany z tym mniejszy formalizm. Brak numeru rejestracyjnego rodzi jednak obowiązek do opisywania przez przedsiębiorców takich faktur, celem udowodnienia, że zakup usługi/towaru ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Jak wynika z treści art. 86a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu zakupu samochodu lub towarów i usług związanych z tym samochodem odpowiednio w wysokości 50% lub 100% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura powinna zawierać m.in.:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za którego pomocą podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za którego pomocą nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku.

Jak można zauważyć, w przywołanym powyżej przepisie brak jest wskazania, że faktura powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu. Faktura potwierdza, że dane zdarzenie gospodarcze miało miejsce, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jeżeli faktura będzie zawierała braki merytoryczne, to mogą one mieć wpływ na zmianę w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, co w konsekwencji może doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku. Powyższe oznacza, że o tym czy faktura VAT jest prawidłowa czy też nie, powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokument ten potwierdza rzeczywistą transakcję gospodarczą. Z punktu widzenia poprawności faktury i prawa do odliczenia podatku naliczonego, sprawą drugorzędną są  elementy formalne faktury, tym bardziej w sytuacji, w której przepis prawa w ogóle nie obliguje do ich zamieszczania na tym dokumencie (np. numer rejestracyjny).

Potwierdzeniem przedstawionych stwierdzeń jest analiza interpretacji indywidualnej z dnia 22 kwietnia 2015 r., nr ILPP5/4512-1-30/15-4/PG, w której możemy przeczytać, że na fakturze nie koniecznie musi być umieszczony numer rejestracyjny samochodu. Nie ma to żadnego znaczenia dla obliczania podatku. W tym wypadku bardziej liczą się braki merytoryczne, które są istotne przy prawidłowym określaniu jego wysokości.

Brak obowiązku zmieszczenia na fakturze numeru rejestracyjnego samochodu przez sprzedawcę nie oznacza jednak, że nie można tego uczynić na prośbę kupującego.