Ewidencja przebiegu (kilometrówka) dla celów PIT i VAT.

Zarówno przedsiębiorcy wykorzystujący w prowadzonej działalności gospodarczej samochody osobowe jak i pracownicy wykorzystujący prywatne samochody osobowe na rzecz pracodawców, znają dobrze kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu (kilometrówki).

Kilometrówka dla celów PIT przy samochodach prywatnych.

Kilometrówka dla celów podatku dochodowego PIT, wykorzystywana jest przede wszystkim przez wszystkie osoby, wykorzystujące prywatne samochody osobowe do celów działalności gospodarczej. Kilometrówka ma służyć wyliczeniu, ile z faktycznie poniesionych w danym miesiącu „samochodowych” wydatków można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, na podstawie limitu przejechanych kilometrów. Kilometrówka ma zastosowanie przy poprawnym ustalaniu podstawy opodatkowania w kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT).

Wiele przedsiębiorców ma wątpliwości, jakie elementy powinna zawierać kilometrówka dla celów PIT. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 23 ust. 7 ustawy o PIT, zgodnie z którym, przedsiębiorca powinien w swojej ewidencji przebiegu pojazdów uwzględnić następujące informacje:

  • imię, nazwisko i adres osoby korzystającej z pojazdu,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • numer kolejny wpisu,

  • pojemność silnika,

  • datę i cel wyjazdu,

  • opis trasy – od miejsca rozpoczęcia podróży do jej zakończenia,

  • stawkę za 1 kilometr przebiegu,

  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

  • kwotę wynikającą z przemnożenia stawki za 1 km przebiegu,

  • liczby faktycznie przejechanych kilometrów,

  • podpis i dane podatnika lub pracodawcy.

Zaliczenie poniesionych wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego do kosztów dla celów PIT podlega ograniczeniu. Nie jest to stałe ograniczenie procentowe, a zależne jest od ilości pokonanych w celach firmowych kilometrów, jakie w danym miesiącu przedsiębiorca / pracownik przejechał swoim prywatnym samochodem.

Kilometrówka dla celów VAT.

Od 1 kwietnia 2014 r., przedsiębiorcy posiadający w firmie pojazdy samochodowe stanowiące ich środki trwałe, a chcący skorzystać z odliczenia 100% wartości VAT, muszą prowadzić ewidencję przebiegu. Odliczenie dotyczy zakupu samochodów oraz dodatkowych wydatków w postaci paliwa, części, naprawy itp. Prowadząc kilometrówkę, przedsiębiorcy mogą zatem liczyć na odliczenie całej wartości podatku VAT od wymienionych zakupów. Alternatywnie, przedsiębiorca może zrezygnować z prowadzenia kilometrówki i skorzystać z 50% odliczenia podatku VAT.

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, kilometrówka dla celów VAT powinna zawierać następujące elementy:

  • datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,

  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,

  • liczba przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego,

  • opis trasy (skąd-dokąd),

  • kolejny numer wpisu,

  • datę i cel wyjazdu,

  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

  • liczbę przejechanych kilometrów, potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Ewidencja przebiegu (kilometrówka) dla celów VAT, jest bardziej szczegółowa, niż ta dla celów PIT. Jednocześnie w przypadku tej ewidencji, wartość wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów nie jest w żaden sposób ograniczona. Kiedy samochód stanowi środek trwały, to koszty te w całości mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania.

Kilometrówka dla samochodu osobowego dla potrzeb podatku VAT będącego środkiem trwałym nie jest obowiązkowa, ale w przypadku jej braku powstaje wspomniane wcześniej ograniczenie. Podatnik zamiast odliczać 100% podatku VAT od zakupu paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych, ma prawo do potrącenia wyłącznie połowy podatku od kosztów samochodowych.

Podsumowanie.

Jak wynika z powyższego, kilometrówka dla celów VAT zawiera wszystkie wymagane elementy kilometrówki dla celów PIT, będąc jednocześnie bardziej rozbudowaną. Oznacza to, iż podatnicy, którzy zamierzają prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów dla samochodów prywatnych, jak i tych będących środkami trwałymi, mogą wszystkie rozliczenia dokonywać za pomocą jednej ewidencji, bez konieczności zakładania osobnych kilometrówek – ważne aby spełniała ona wymogi określone dla VAT.